Show Cause Notice: जब कोई सरकारी अधिकारी, नियामक संस्था या नियोक्ता आपसे कोई स्पष्टीकरण माँगता है — यानी “क्यों अनुशासनात्मक/कानूनी कार्रवाई न की जाए?” — तो वह दस्तावेज़ Show-Cause Notice कहलाता है। (How To Reply To A Show-Cause Notice?) यह एक अवसर है अपनी तरफ़ से सच्चाई, सबूत और सुधार के इरादे पेश करने का।
1) नोटिस मिलने पर तुरंत क्या करें (तुरंत की चेक-लिस्ट)
- नोटिस को ध्यान से पढ़ें — तारीख, संदर्भ/रिफ़रेंस नंबर और आरोप/मुद्दा क्या बताया गया है, यह नोट कर लें। edrafter
- नोटिस में उठाए गए हर मुद्दे की सूची बनाएं — किस घटना/तारीख/व्यक्ति से सम्बंधित सवाल हैं।
- सम्बंधित दस्तावेज, ईमेल, अनुबंध, कर्मचारियों की उपस्थिति रेकॉर्ड आदि इकट्ठा करें — जो आपकी बात को समर्थन दें। edrafter
- आवश्यक लगे तो वक़ील/प्रोफेशनल सलाह लें — खासकर कानूनी या रेगुलेटरी मामलों में।
2) Show-Cause नोटिस का उत्तर कैसे लिखें — चरणबद्ध मार्गदर्शिका
चरण 1 — औपचारिकता शुरुआत
- शीर्ष पर नोटिस का संदर्भ (Reference No.), तारीख, और किसे संबोधित किया जा रहा है, स्पष्ट लिखें।
- पहले वाक्य में बताएं कि आपने नोटिस कब प्राप्त किया (date received) — यह रेकॉर्ड के लिए ज़रूरी है।
चरण 2 — समस्या को समझना दर्शाएँ
- संक्षेप में बताएं कि आपने नोटिस में दिए गए आरोप/बिंदुओं को समझ लिया है — इससे सामने वाले को लगेगा कि आप गंभीर हैं।
चरण 3 — तथ्य और घटनाक्रम (Timeline) पेश करें
- घटनाओं का समयक्रम (timeline) दें — किस दिन क्या हुआ, किसने क्या कहा/किया, और किन दस्तावेजों से यह सिद्ध होता है।
- जहाँ पर आप गलत हैं वहां ईमानदारी से स्वीकार करें; जहाँ आप सही या अनजान हैं वहाँ प्रमाण और संदर्भ दें।
चरण 4 — सबूत और संलग्न दस्तावेज़
- सभी संबंधित दस्तावेज़ों/रजिस्टर/ईमेल/वॉयस-लॉग की सूचि जोड़ें और बतायें कौन-सा दस्तावेज़ किस दावे का समर्थन करता है।
चरण 5 — स्पष्टीकरण और बचाव
- तर्कसंगत, स्पष्ट और संयमित भाषा में अपने पक्ष का विवरण दें — भावनात्मक नहीं।
- यदि कोई त्रुटि हुई है तो सुधार के लिए उठाये जाने वाले कदम (corrective measures) स्पष्ट करें और वादा करें कि भविष्य में ध्यान रहेगा।
चरण 6 — सहयोग और उपलब्धता का संकेत
- लिखें कि आप और सहयोग करने के लिए तैयार हैं — ज़रूरत पड़ी तो व्यक्तिगत मीटिंग/दस्तावेज़ और गवाह उपलब्ध कराए जा सकते हैं।
चरण 7 — समापन और संपर्क जानकारी
- विनम्र समापन, दिनांक और हस्ताक्षर के साथ अपना नाम, पद और संपर्क नंबर/ईमेल ज़रूर दें।
3) उत्तर में शामिल करने योग्य महत्वपूर्ण तत्व (Must-Include)
- नोटिस का सही संदर्भ (Reference No. और तारीख)।
- घटनाओं का स्पष्ट टाइमलाइन और तथ्य।
- संलग्न किए गए दस्तावेज़ों की सूची और उनकी संक्षिप्त व्याख्या।
- यदि आपसे कोई त्रुटि हुई है तो माफी/सुधार की पेशकश और भविष्य के लिए गारंटी।
- पुनरावलोकन/अधिक जानकारी के लिए संपर्क विवरण।
4) उत्तर देने की समय-सीमा (Timeline)
कानूनी/नियामकीय प्रकृति पर निर्भर करते हुए जवाब आम तौर पर 7–30 दिनों के भीतर देना उचित माना जाता है — अतः देर न करें और आवश्यकतानुसार मदद लें।
इसे भी पढ़े – कारण बताओ नोटिस क्या है? यह नोटिस कैसे लिखा जाता है? | Show Cause Notice in Hindi
5) नमूना टेम्पलेट — छोटा और प्रोफेशनल (हिन्दी में)
प्रति,
[अधिकारी/विभाग का नाम]
संदर्भ: Show-Cause Notice संख्या [Ref No.] दिनांक [dd/mm/yyyy]
विषय: Show-Cause Notice के संदर्भ में स्पष्टीकरण/उत्तर
महोदय/महोदया,
संदर्भित नोटिस दिनांक [प्राप्ति तिथि] प्राप्त हुआ। नोटिस में उल्लिखित बिंदु (1) [संक्षेप में आरोप 1], (2) [आरोप 2] को मैंने समझ लिया है। नीचे तथ्यों का क्रम दिया जा रहा है:
- घटनाक्रम: [दिनांक — क्या हुआ — संक्षेप]
- समर्थन दस्तावेज: [दस्तावेज़ नाम व संक्षेप]
- स्पष्टीकरण: [आपका पक्ष — कारण/कठिनाइयाँ/गलतफ़हमी]
- सुधारात्मक कदम: [यदि कोई त्रुटि हुई तो आप क्या करेंगे]
मैं आगे सहयोग करने के लिए उपलब्ध हूँ और आवश्यक अतिरिक्त दस्तावेज़ या गवाह उपलब्ध करा सकता/सकती हूँ। कृपया मेरे संपर्क हेतु — नाम: [आपका नाम], पद: [पद], फोन: [मोबाइल] और ई-मेल: [email].
सादर,
[हस्ताक्षर]
[नाम]
[तारीख]
6) उपयोगी सुझाव (Practical tips)
- भाषा हमेशा संयमित, पेशेवर और तथ्य-आधारित रखें। भावनात्मक या हमलावर भाषा न रखें।
- जहाँ संभव हो, तिथियाँ और प्रमाण संलग्न करें — “मुझे याद है” जैसी अनिश्चित पंक्तियाँ नुकसान कर सकती हैं।
- अगर मामला जटिल/कानूनी है तो तुरंत वकील की सलाह लें — गलत दलील लिखना बाद में महंगा पड़ सकता है।
निष्कर्ष
Show Cause Notice का मतलब दंड नहीं — बल्कि जवाब देने और अपनी बात रखने का मौका है। स्पष्ट-तथ्यात्मक, दस्तावेज-समर्थ और संयमित उत्तर आपको बेहतर स्थिति में रखेगा।
